Umlagefähige Nebenkosten – ein wichtiges Thema für private Vermieter und Vermietungsgesellschaften. Es zahlt sich aus, über die wichtigsten Punkte informiert zu sein. Wir sind Immobilienrechts-Experten und geben dir fundierte Tipps, wie du umlagefähige Nebenkosten korrekt und effizient auf deine Mieter umlegst: zum Beispiel für Heizung, Wasserversorgung oder Müllabfuhr. Welche Kosten sind umlagefähig? Wie rechnet man sie ab? Und welche rechtlichen Vorgaben musst du beachten? Wenn du über die zentralen Aspekte des Themas Bescheid weißt, vermeidest du Fehler und Streitigkeiten mit den Mietern.
Umlagefähige Nebenkosten: Was ist das eigentlich?
Umlagefähige Nebenkosten sind Betriebskosten, die du als Vermieter auf deine Mieter umlegen darfst. Voraussetzung: Die Umlage ist im Mietvertrag geregelt und sie ist nach dem Gesetz umlagefähig. Dazu zählen beispielsweise
- Heizung,
- Wasserversorgung,
- Müllabfuhr,
- Hausmeisterdienste und andere Ausgabenposten.
Alle diese Punkte sind in der Betriebskostenverordnung klar geregelt. Eine transparente und rechtssichere Abrechnung ist die Grundlage dafür, dass du die anfallenden Kosten von deinen Mietern ausgleichen kannst.
immocloud-Tipp:
Als Vermieter kannst du diese Kosten entweder anteilig oder pauschal abrechnen, sofern die Umlage korrekt vereinbart wurde.
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Welche Nebenkosten sind umlagefähig?
Welche Nebenkosten umlagefähig sind, ergibt sich aus gesetzlichen Vorgaben und den Vereinbarungen im Mietvertrag.
Wasserversorgung & Abwasser
Die Aufwendungen für Wasserversorgung und Entwässerung sind Betriebskosten im Sinne von § 2 Nr. 2 und 3 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Sie sind umlagefähig, wenn dies im Mietvertrag vereinbart ist.
Vermieter können die Kosten anteilig nach Verbrauch (zum Beispiel mithilfe von Wasserzählern) oder pauschal umlegen. Die Betriebskostenverordnung regelt, was erlaubt ist.
Heizung & Warmwasser
Die Umlage der Kosten für Heizung und Warmwasser ist in der Heizkostenverordnung (HeizKV) geregelt. Hier gilt explizit, dass mindestens die Hälfte nach dem individuellen Verbrauch des Mieters abgerechnet werden muss (§ 7 Abs. 1 HeizKV). Höhere verbrauchsabhängige Anteile sind zulässig, wenn dies im Mietvertrag geregelt ist.
Hausstrom & Gemeinschaftseinrichtungen
Auch der Hausstrom und andere Kosten für gemeinschaftlich genutzte Räume und Anlagen sind umlagefähig. Beispiele:
- Beleuchtung (Flure, Außenbeleuchtung, Treppen usw.), § 2 Nr. 11 BetrKV
- Gemeinschafts-Antennenanlage, § 2 Nr. 15a BetrKV
- Gemeinschaftlich genutzte Waschmaschinen, § 2 Nr. 16 BetrKV
Grundsteuer & Gebäudeversicherung
Öffentliche Lasten kannst du nach § 2 Nr. 1 BetrKV als Vermieter auf den Mieter abwälzen – dazu gehört insbesondere die Grundsteuer. Ab 2025 gilt für die Grundsteuer ein neues Berechnungssystem. In dem Zusammenhang spricht man auch von der Grundsteuerreform 2025, die sowohl Auswirkungen auf Vermieter als auf Mieter haben kann.
Hausreinigung & Gartenpflege
Kosten für die Gartenpflege und die Reinigung der für die Mieter zugänglichen Bereiche sind nach § 2 Nr. 9 und 10 BetrKV ebenfalls umlagefähig.
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Übrigens gehören hierzu auch Kosten für die Ungezieferbekämpfung (§ 2 Nr. 9 BetrKV). Dies gilt jedoch nur für eine vorbeugende Bekämpfung. Eine einmalige und nicht wiederkehrende Bekämpfung ist nicht umlagefähig.
Andere Kosten
Wenn du wissen möchtest, welche Nebenkosten umlagefähig sind, reicht ein Blick in Paragraf 2 der Betriebskostenverordnung. Hier sind die umlagefähigen Kosten explizit aufgeführt. Neben den oben Genannten gehören dazu zum Beispiel:
- Personen- und Lastenaufzüge
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherung des Gebäudes
- Hauswart
Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?
Nicht alle Kosten, die für das Gebäude anfallen, kannst du auf deine Mieter übertragen.
Instandhaltung und Reparaturen
Kosten für Instandhaltung und Reparaturen sind nicht umlagefähig, da sie nicht in § 2 BetrKV aufgezählt sind. Sie dienen dem Werterhalt des Gebäudes und müssen deshalb ausschließlich von dir selbst getragen werden. Erhaltungsaufwendungen sind in der Regel jedoch Werbungskosten, die du in deiner Steuererklärung angeben kannst.
Modernisierungen
Auch Kosten für die Modernisierung sind nicht umlagefähig. Es besteht jedoch die Möglichkeit, nach Modernisierungsmaßnahmen die Miete zu erhöhen – höchstens um acht Prozent (§ 559 BGB).
Eigene Verwaltungskosten
Die Kosten für die Verwaltung des Gebäudes sind ebenfalls nicht umlagefähig. Dies ist ausdrücklich in § 2 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV geregelt. Was du für Buchhaltung, Finanzmanagement oder Rechtsangelegenheiten ausgibst, kannst du nicht auf die Mieter abwälzen. Eventuell lassen sich die Kosten jedoch von der Steuer absetzen.
Abschreibungen auf die Immobilie
Auch Abschreibungen kannst du nicht auf deine Mieter umwälzen. Denn sie dienen der steuerlichen Wertminderung und fallen unter die Finanzierungskosten des Vermieters, nicht unter die Betriebskosten.
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Wie funktioniert die korrekte Nebenkostenabrechnung?
Drei Punkte zeichnen eine korrekte Nebenkostenabrechnung aus:
- Sorgfalt
- Verständlichkeit und Transparenz
- Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben
Wichtig ist vor allem, dass du alle anfallenden Kosten belegen kannst, um sie auf Nachfrage des Mieters nachweisen zu können. Damit Fairness und Effizienz bei der Heizkostenabrechnung gegeben sind, gibt es in Mehrfamilienhäusern Wärmemengenzähler. Damit kann dann der Wärmeverbrauch pro Einheit berechnet werden.
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Die korrekte Nebenkostenabrechnung steht und fällt mit der Verwendung einer leistungsfähigen Software, die du idealerweise vorab kostenlos prüfen kannst.
Voraussetzungen
- Stelle sicher, welche Nebenkosten laut Mietvertrag vom Mieter getragen werden. Nur diese können abgerechnet werden (§ 556 BGB).
- Wie werden die Kosten im Einzelnen berechnet? Nach Pauschalen oder Verbrauch?
- Die Rechnung muss die Gesamtkosten, den Verteilungsschlüssel und den Mieteranteil ausweisen. Etwaige Vorauszahlungen sind zu berücksichtigen.
- Die Rechnung muss dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach dem Abrechnungszeitraum vorliegen.
Verteilungsschlüssel
Du musst bei allen Nebenkostenabrechnungen den jeweiligen Nebenkosten-Verteilerschlüssel angeben, um eine transparente und nachvollziehbare Abrechnung zu gewährleisten (§ 556 Abs. 3 BGB). In der Regel werden die Verteilungsschlüssel auf einer der folgenden Grundlagen erstellt:
- Wohnfläche
- Personenzahl
- Verbrauch
Welcher Verteilungsschlüssel jeweils gilt, ergibt sich aus dem Mietvertrag. Bei vielen Posten sind gesetzliche Vorgaben verbindlich (zum Beispiel bei Heizkosten).
Formvorschriften
Eine Nebenkostenabrechnung ist nur gültig, wenn sie schriftlich erfolgt. E-Mails müssen eine qualifizierte elektronische Signatur aufweisen, um gültig zu sein (§ 126a BGB).
immocloud-Tipp:
Formfehler (auch Unklarheiten oder fehlende Transparenz) machen eine Nebenkostenabrechnung anfechtbar. Du vermeidest Streitigkeiten, wenn du auch auf formale Kriterien Wert legst.
Häufige Fehler & Streitpunkte kennen und vermeiden
Bei welchen Punkten musst du besonders aufpassen? In der Praxis sind es vor allem Fragen wie die Verwendung des richtigen Verteilungsschlüssels, die Berechnung nicht umlagefähiger Kosten oder unklare Festlegungen im Mietvertrag. Viele Streitigkeiten kannst du allein schon durch eine korrekte Buchhaltung vermeiden. Hier gilt der alte Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Der Mieter hat das Recht, die betreffenden Abrechnungen einzusehen (§ 556 Abs. 4 BGB).
Unsere Zusammenfassung
Als Vermieter bist du für die Begleichung der laufenden Kosten zunächst zahlungspflichtig. Aber du kannst viele Kosten von deinen Mietern ersetzen lassen. Grundlage dafür ist immer eine ausdrückliche Regelung im Mietvertrag. Wenn du umlagefähige Nebenkosten korrekt abrechnest, sicherst du dir rentable Erstattungen.
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